Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

haello ai GmbH · Fluedy · Fassung vom 11.09.2026

Teil A – Ergänzende Regelungen

§ 1 Gegenstand und Einbeziehung

1.1 Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die haello ai GmbH (nachfolgend „haello“) im Auftrag ihrer Kunden bei der Nutzung der Lernanwendung Fluedy. Sie ist Bestandteil des Vertrags, der sich aus dem Angebotsschreiben und den Nutzungsbedingungen für Unternehmenskunden (fluedy.com/agb-b2b) zusammensetzt (nachfolgend „Hauptvertrag“).

1.2 Diese Vereinbarung besteht aus diesem Teil A und den Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Europäischen Kommission (Teil B) einschließlich der Anhänge I bis IV. Teil B wird unverändert übernommen; die Parteien haben lediglich die dort vorgesehenen Optionen ausgewählt und die Anhänge ausgefüllt.

1.3 Die Vereinbarung wird mit Annahme des Angebots durch den Kunden geschlossen (§ 1.3 der Nutzungsbedingungen). Die Parteien sind in Anhang I bezeichnet. Der Abschluss in elektronischem Format genügt (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

1.4 Im Falle eines Widerspruchs zwischen den Klauseln in Teil B und anderen Vereinbarungen der Parteien, einschließlich des Hauptvertrags und dieses Teils A, haben die Klauseln Vorrang (Klausel 4).

§ 2 Weisungen

2.1 Der Hauptvertrag, diese Vereinbarung und die vom Kunden in der Anwendung vorgenommenen Einstellungen bilden die dokumentierten Weisungen des Kunden im Sinne von Klausel 7.1. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform an die in Anhang I benannte Kontaktperson von haello.

2.2 Weisungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, führt haello nach vorheriger Abstimmung gegen Erstattung des nachgewiesenen Aufwands aus.

§ 3 Unterauftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen

3.1 Der Kunde erteilt haello die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung der in Anhang IV aufgeführten Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7 Buchstabe a, Option 2).

3.2 haello unterrichtet den Kunden mindestens vier Wochen im Voraus in Textform über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. Können sich die Parteien nicht einigen, ist der Kunde berechtigt, den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu kündigen.

3.3 Übermittlungen in ein Drittland (Klausel 7.8) erfolgen nur an die in Anhang IV als solche gekennzeichneten Unterauftragsverarbeiter und nur auf der dort angegebenen Grundlage nach Kapitel V DSGVO.

§ 4 Nachweise und Prüfungen

4.1 haello weist die Einhaltung dieser Vereinbarung vorrangig durch Auskünfte, die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anhang III) sowie durch Zertifikate und Prüfberichte der Unterauftragsverarbeiter nach (Klausel 7.6 Buchstabe c).

4.2 Inspektionen in den Räumlichkeiten von haello (Klausel 7.6 Buchstabe d) kündigt der Kunde mit einer Frist von mindestens vier Wochen in Textform an. Sie finden während der üblichen Geschäftszeiten und ohne vermeidbare Störung des Geschäftsbetriebs statt, in der Regel höchstens einmal pro Kalenderjahr, es sei denn, es liegen Anzeichen für eine Nichteinhaltung vor. Vom Kunden beauftragte Prüfer müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet sein und dürfen nicht im Wettbewerb zu haello stehen.

4.3 Jede Partei trägt die ihr durch eine Prüfung entstehenden Kosten selbst.

§ 5 Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

haello meldet Verletzungen nach Klausel 9.2 unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden, nachdem ihr die Verletzung bekannt wurde, an die in Anhang I benannte Kontaktperson des Kunden.

§ 6 Nutzungsberichte an den Kunden

6.1 haello stellt dem Kunden Informationen über die Nutzung der Anwendung durch die benannten Personen zur Verfügung: im vereinbarten Rhythmus per E-Mail-Bericht und, soweit im Angebotsschreiben vereinbart, über eine Übersicht in der Anwendung (§ 4.4 der Nutzungsbedingungen). Dies erfolgt auf Weisung des Kunden, die mit dieser Vereinbarung erteilt wird.

6.2 Bericht und Übersicht enthalten je benannter Person Angaben zu Aktivität und abgeschlossenen Lerneinheiten.

6.3 Bewertungen, Punktzahlen oder Sprachniveaus einzelner Personen sowie Inhalte von Texteingaben, Sprachaufnahmen und KI-Dialogen werden dem Kunden nicht zugänglich gemacht.

§ 7 Keine Verwendung für das Training von KI-Modellen

7.1 haello verwendet die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle.

7.2 Der Kunde weist haello an, die Daten zur Verbesserung der Anwendung ausschließlich in anonymisierter oder aggregierter Form auszuwerten (§ 10.4 der Nutzungsbedingungen).

§ 8 Rückgabe und Löschung nach Vertragsende

8.1 haello stellt dem Kunden innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Hauptvertrags auf Anforderung einen Abschlussbericht über den Lernfortschritt der benannten Personen in einem gängigen Format zur Verfügung (§ 6.5 der Nutzungsbedingungen). Trifft der Kunde innerhalb dieser Frist keine Wahl nach Klausel 10 Buchstabe d, gilt die Löschung als gewählt.

8.2 haello löscht die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten spätestens 30 Tage nach Ende des Hauptvertrags und bestätigt die Löschung auf Anforderung in Textform. Datensicherungen werden im regulären Rotationszyklus spätestens nach sieben Tagen überschrieben.

§ 9 Haftung

Für die Haftung der Parteien untereinander gilt § 9 der Nutzungsbedingungen. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 10 Laufzeit

Diese Vereinbarung gilt für die Dauer des Hauptvertrags und darüber hinaus, solange haello personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

Teil B – Standardvertragsklauseln

Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 28 Absatz 7 DSGVO, Anhang zum Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 (ABl. L 199 vom 7.6.2021, S. 18). Gewählte Optionen: Klausel 1 Buchstabe a Option 1 (DSGVO); Klausel 5 nicht vereinbart; Klausel 7.7 Option 2 (allgemeine schriftliche Genehmigung, Frist vier Wochen); Klauseln 8 und 9 jeweils Option 1 (DSGVO).

ABSCHNITT I

Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 – Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ – Kopplungsklausel

Nicht vereinbart.

ABSCHNITT II – PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1 Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2 Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4 Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5 Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8 Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III – SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: Der Kunde, wie im Angebotsschreiben bezeichnet.

• Name: wie im Angebotsschreiben angegeben
• Anschrift: wie im Angebotsschreiben angegeben
• Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: die nach § 5.1 der Nutzungsbedingungen benannte Ansprechperson
• Datenschutzbeauftragter (falls benannt): wie im Angebotsschreiben angegeben
• Unterschrift und Beitrittsdatum: Abschluss durch Annahme des Angebots (§ 1.3 der Nutzungsbedingungen); maßgeblich ist das Datum der Annahme.

Auftragsverarbeiter:

• Name: haello ai GmbH
• Anschrift: Hermannshöhe 13, 45277 Essen, Deutschland
• Kontaktdaten: Telefon +49 (0) 177 3070651, E-Mail info@haello.ai
• Datenschutzbeauftragter: heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, datenschutz@heydata.eu
• Unterschrift und Beitrittsdatum: wie beim Verantwortlichen.

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

• Vom Kunden benannte berechtigte Personen (Lernende), insbesondere Beschäftigte, Auszubildende und künftige Beschäftigte des Kunden
• Ansprechpersonen des Kunden

Kategorien personenbezogener Daten

• Vom Kunden übermittelte Daten: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer (§ 10.2 der Nutzungsbedingungen)
• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Herkunftsland (optional), Beruf bzw. Berufsfeld (optional), Sprachniveau und Lernziele, Zeitpunkt der Registrierung
• Lern- und Nutzungsdaten: abgeschlossene Übungen, Ergebnisse, Punktestand, Zeitaufwand, geöffnete Bereiche, Nutzungshäufigkeit
• Inhaltsdaten: Texteingaben und Antworten auf Schreibaufgaben, Sprachaufnahmen, Verläufe des KI-gestützten Dialog-Coachings
• Technische Daten: pseudonyme Nutzerkennung, Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, Fehlermeldungen, Push-Token des Endgeräts, pseudonyme Nutzungsereignisse der App
• Kontaktdaten der Ansprechpersonen des Kunden

Verarbeitete sensible Daten und angewandte Garantien

Die Verarbeitung sensibler Daten ist nicht vorgesehen. Sprachaufnahmen werden ausschließlich zur Transkription und didaktischen Auswertung der Aussprache verarbeitet; eine biometrische Identifizierung findet nicht statt. Soweit benannte Personen in Freitext- oder Spracheingaben von sich aus sensible Daten mitteilen, gelten folgende Garantien: strenge Zweckbindung, Speicherung von Sprachaufnahmen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der benannten Person, keine Verwendung für das Training von KI-Modellen, Zugriff nur für Personal, das ihn zur Leistungserbringung benötigt.

Art der Verarbeitung

Erheben, Speichern, Organisieren, Auswerten (einschließlich automatisierter Transkription und KI-gestützter Auswertung von Lerneingaben), Übermittlung an Unterauftragsverarbeiter, Bereitstellung von Nutzungsberichten und einer Übersicht für den Kunden, Löschen.

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der Lernanwendung Fluedy und der gebuchten Kursinhalte für die benannten Personen
• Personalisierung der Lerninhalte und KI-gestütztes Feedback
• Nutzungsberichte für den Kunden mit Angaben zu Aktivität und abgeschlossenen Lerneinheiten je benannter Person (§ 6 Teil A)
• Support und Kommunikation mit den benannten Personen und dem Kunden, einschließlich Einladungen per SMS und Erinnerungen per Push-Benachrichtigung
• Sicherstellung des technischen Betriebs und Fehleranalyse

Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Hauptvertrags, danach bis zur Löschung nach § 8 Teil A. Abweichend davon werden Sprachaufnahmen für Übungen nach der Auswertung verworfen; Aufnahmen aus der Aussprachebewertung werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung der benannten Person gespeichert und nach höchstens 12 Monaten gelöscht. Fehlerberichte werden nach 90 Tagen gelöscht.

Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus Anhang IV.

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

Verschlüsselung und Pseudonymisierung

• Transportverschlüsselung mit TLS 1.2 oder höher
• Verschlüsselung gespeicherter Daten mit AES-256
• Pseudonyme Nutzerkennung in Fehlerberichten

Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Hosting bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland (ISO/IEC 27001 zertifiziert)

Wiederherstellung nach Zwischenfällen

• Tägliche automatische Sicherung der Server über die Backup-Funktion von Hetzner in Deutschland; es werden bis zu sieben Sicherungen vorgehalten und danach automatisch überschrieben

Regelmäßige Überprüfung

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates

Identifizierung und Autorisierung

• Passwortlose Anmeldung der Nutzenden per Magic Link oder Einmal-Code (OTP) an die hinterlegte E-Mail-Adresse
• Zugriff auf personenbezogene Daten nur für Mitarbeitende, die ihn zur Leistungserbringung benötigen
• Rollenbasierte Zugriffsregeln: Nutzende können nur ihre eigenen Daten lesen und ändern; Anlegen und Löschen von Konten ist Administratoren vorbehalten
• Sitzungen laufen nach 30 Tagen ab; das Sitzungstoken wird als HttpOnly-Cookie übertragen
• Sperre des Zugangs für zehn Minuten nach zehn fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen
• Einmal-Codes sind zeitlich befristet; die Anmeldeschnittstellen begrenzen die Zahl der Anfragen (Rate-Limiting)

Schutz bei Übermittlung und Speicherung

• Sprachaufnahmen (nur mit Einwilligung) liegen in einem nicht öffentlichen Speicher bei Amazon Web Services in Frankfurt und sind nur über zeitlich begrenzte signierte Links abrufbar; eine Lebenszyklus-Regel löscht sie nach 12 Monaten
• Die Programmierschnittstelle nimmt im Produktivbetrieb nur Anfragen von den Fluedy-Domains an

Physische Sicherheit

• Physische Sicherheit der Rechenzentren durch Hetzner (ISO/IEC 27001)

Interne Governance und Datenschutzorganisation

• Benannter externer Datenschutzbeauftragter (heyData GmbH)
• Verpflichtung der Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit

Datenminimierung, begrenzte Speicherung und Löschung

• Optionale Profilangaben (Name, Herkunftsland, Beruf)
• Sprachaufnahmen für Übungen werden nach der Auswertung verworfen; gespeicherte Aufnahmen aus der Aussprachebewertung (nur mit Einwilligung) werden nach höchstens 12 Monaten automatisch gelöscht
• Automatische Löschung von Fehlerberichten nach 90 Tagen
• Keine Verwendung für das Training von KI-Modellen
• Löschung nach Vertragsende gemäß § 8 Teil A

Datenübertragbarkeit

• Abschlussbericht über den Lernfortschritt in einem gängigen Format (§ 8.1 Teil A)

Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen (Klauseln 8 und 9)

• Anfragen betroffener Personen, die bei haello eingehen, leitet haello unverzüglich an den Kunden weiter
• Meldung von Verletzungen nach § 5 Teil A an die Kontaktperson des Kunden

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Allgemeine Genehmigung nach Klausel 7.7 Buchstabe a, Option 2 (§ 3 Teil A).